Pro-active Webteams

Voor het beheren van uw website is het goed een webteam te benoemen. Dit webteam bestaat uit alle mensen die nodig zijn om het digitale proces in uw organisatie te laten functioneren. Het team bestaat niet alleen uit de internet-focust team van marketing en IT maar ook uit diegene die op de een of andere manier betrokken zijn bij de web activiteiten en de mensen die de digitale activiteiten ondersteunen zoals management en budget owners.

Waarschijnlijk was het eerste webteam een groep zeer betrokken mensen met ieder hun specialiteit, die werkten aan de website en hun werk aanpaste op wat ze tegen kwamen. En dat werkte – voorlopig. Nu een aantal jaren verder is uw organisatie gegroeid in mensen en misschien in producten of diensten, is de markt veranderd en de techniek verder ontwikkeld. Wellicht zijn er verschillende externe internet leveranciers die zich inzetten voor uw digitale presentatie. En nu, is de website in plaats van een interessant communicatiemiddel, bedrijf kritisch geworden.

Het probleem is dat niemand de tijd heeft genomen om bewust een volwassen webteam op te zetten die de website en andere digitale kanalen ondersteunt. Zoals gezegd is een webteam breder dan marketing en IT. Zo onderscheiden we vier lagen in het webteam:

Lagen van het digitale team:

  • Core: bestaat uit de webprofessionals die direct betrokken zijn bij de ontwikkeling en het beheer van de webomgeving (website, intranet en sociaal netwerk).
    • Ze maken de regels
    • Zorgen dat de rest de regels kent
    • Maken en beheren de zaken die het hele teams moet delen (CMS)
    • Meten of het team het werk goed doet
  • ‘Distributed‘ team moet je denken aan decentrale redacteuren en beheerders.
    • Zijn verantwoordelijk voor hun ‘silo’; afdeling, groep, commissie
    • Maken de content e.d. volgens de regels
    • Vertellen het core-team wat voor hun werkt en wat niet werkt
  • ‘committees‘ die op organisatorisch niveau beslissingen nemen over de webomgeving of die indirect een bijdrage leveren.

‘extended‘ laag van mensen buiten de organisatie die betrokken zijn bij de webomgeving. Denk aan een team van externe vormgevers, redacteuren, beheerders en contentleveranciers.

Een kernteam die identificeert wie er met de digitale kanalen werken, wat zij zouden moeten doen en hoe iedereen moet samenwerken als een eenheid om eenduidig te communiceren.

Er zijn veel verschillende mogelijkheden voor het samenstellen van een webteam. Het is mijn taak te ontdekken welke samenstelling het beste werkt voor uw organisatie zodat u een geschikte basis heeft voor uw digitale activiteiten.

Een belangrijke functie van Web Beheer is om de juiste mensen, de juiste bevoegdheden toe te wijzen voor de digitale strategie, beleid en standaarden binnen uw webteam. Maar als u geen idee heeft wie de teamleden zijn en wat ze doen, is het bijna onmogelijk om de digitale bevoegdheden juist toe te wijzen.

Helaas identificeren veel organisaties hun webteam als de mensen die zorgen voor het design en functioneren van de website en het schrijven en plaatsen van de content. Deze nauwe kijk op het webteam versterkt het idee dat de web een tactische en geen strategisch functie is die vraagt om planning en het beheer van middelen. Het verkleind ook de informatie en technische kennis die moet worden bekeken om het digitaal goed en veilig te doen voor de organisatie en de gebruikers.

Met een bredere kijk op uw webteam wordt het duidelijk dat dit team over de hele organisatie zit en dan komt de realisatie dat er diversiteit is in de vaardigheden die nodig zijn om digitaal te ondersteunen. Sommige van die vaardigheden zijn al in uw organisatie voor het digitale tijdperk en sommige vaardigheden zijn nieuw. Sommige skills zijn specifiek gerelateerd aan IT en Internet en sommige zijn gerelateerd aan andere domeinen.